Въпроси и отговори за фонд „Партньорство“
След 15 април 2025 г. чакваме вашите въпроси във връзка с кандидатстване по фонд „Партньорство“ на имейл pact@osi.bg. Моля, преди да зададете вашите въпроси:
- Запознайте се с Насоките за кандидатстване по фонд „Партньорство“.
- Прегледайте публикуваните отговори на вече задавани въпроси, за да се уверите, че не е отговаряно на същия или сходен въпрос.
- Имайте предвид, че съгласно Насоките за кандидатстване на етап подготовка на предложения за инициативи по фонд „Партньорство“ членовете на екипа на проект „ПАКТ“ не могат да отговарят на запитвания относно допустимостта на конкретен кандидат, предложението или какъвто и да било елемент от него.
Въпрос 1:
Допустимо ли е всички дейности свързани с реализацията на проекта да бъдат предоставени на външни изпълнители?
Отговор:
Дейностите по реализация на подкрепените инициативи следва да се извършват от кандидата и партньорите. Допустимо е възлагането на услуги, свързани с провеждане събития, доставка на материали и други подобни.
Предоставянето на всички дейности от външни изпълнители ще противоречи на целите на проект ПАКТ и фокуса на фонд „Партньорство“, посочени в Насоките за кандидатстване. а именно:
- Ангажиране на по-опитни организации на гражданското общество, работещи предимно на национално ниво, като стратегически съюзници в разпространението на ценностите на ЕС сред гражданите и даване на възможност на организациите на гражданското общество, работещи предимно на местно/общностно ниво (далеч от големите градове), да черпят опит от организациите, работещи на национално ниво за това как да насърчават ценностите на ЕС в своята работа.
- Осъществяване на синергия между организации, работещи предимно на национално ниво, притежаващи необходимия опит и местни организации, притежаващи необходимата инфраструктура за достигане до местните общности на най-ниско ниво. Също така, от бюджетна гледна точка, подобен разход за възлагане на дейности на подизпълнител ще е недопустим.
Въпрос 2:
Ако това е допустимо, то трябва ли да се предоставят автобиографии, при положение, че не се знае кои ще са тези външни изпълнители?
Отговор:
Представените автобиографии на екипа за изпълнение на инициативата са обект на оценка и представянето им за поименно посочените във формуляра за кандидатстване експерти е задължително.
Въпрос 3:
Дали ще качите някъде презентациите от информационните дни и ще бъде ли свободен достъпа до тях?
Отговор:
Презентациите от информационните дни ще бъдат качени на сайта на проект ПАКТ, раздел „Ресурси“ след провеждането на последния информационен ден в София на 29. 05. 2025 г.
Информационната кампания във връзка с фонд „Партньорство“ предвижда в периода юни – септември провеждането на 7 уебинара, два от които ще бъдат за изискванията за кандидатстване по фонд „Партньорство“. Датите на провеждане ще бъдат обявени на сайта на проект ПАКТ в най-скоро време.
Въпорс 4:
До колкото разбрах, минимумът е 1 водещ партньор и 1 партньор. Един от тях трябва да е структура, която има местно влияние върху целевите групи, с които ще работи проектното предложение, а другия да е “ по-опитни организации на гражданското общество, работещи предимно на национално ниво, като стратегически съюзници в разпространението на ценностите на ЕС сред гражданите“. Бихте ли дефинирали какво значи да работи на „национално ниво“ и как би се доказало, че дадена организация е “ по-опитна, като стратегически съюзник в разпространението на ценностите на ЕС сред гражданите“?- тук имате предвид години, през които е оперирала/работили или обем реализирани инициативи?
Отговор:
За целите на настоящия конкурс се приема, че една организация работи на национално ниво когато изпълнени от нея дейности и/или проекти имат въздействие на национално ниво или по отношение на големи групи от хора и/или големи райони на страната – някой от районите за планиране. Може да се приемат като дейности на една организация на национално ниво включително и такива, които може да адресират проблеми и нужди на относително малки общности, но да засягат въпроси, свързани със закони, норми, регулации и практики, приложими на национално ниво и/или които имат потенциал да окажат въздействие върху процеси на национално ниво.
Въпрос 5:
Как се доказва, че организацията работи на национално ниво? Искате да има клонове/офиси в различни части на България или просто чрез опит да докаже дейности, реализирани на различни места в България?
Отговор:
Опитът на организация кандидат или партньор се доказва чрез посочване на релевантен опит, в случая – в разпространението на ценностите на ЕС сред гражданите, на съответните места във формуляра за кандидатстване в раздел Г: КАПАЦИТЕТ ЗА ИЗПЪЛНЕНИЕ НА ПРЕДЛАГАНАТА ИНИЦИАТИВА.
В Насоките за кандидатстване няма изискване за „години, през които е оперирала/работили или обем реализирани инициативи“. Също така няма изискване кандидатът или партньорът да „има клонове/офиси в различни части на България“. Опитът се доказва чрез описание на капацитета на кандидата, партньорите и екипа за изпълнение на инициативата, които са обект на оценка, съгласно публикуваните критерии за оценка.
Въпрос 6:
Във връзка с кандидатстване по фонд Партньорство, бихме желали да попитаме дали са допустими като партньори новосъздадени организации (в началото на 2025г.)?
Отговор:
Да, допустими са. Няма изискване за период на регистрация за кандидата и партньорите.
Въпрос 7:
Допустими ли са организации/нпо, които са клонове, т.е. регистрирани са като Поделения, неюридически лица, правна структурна единица на субект?
Отговор:
Клонове на юридически лица с нестопанска цел са допустими кандидати. Обръщаме внимание, че кандидатът и партньорите следва да отговарят на посочените изисквания в т. 6.1 „Допустими кандидати и партньори“ от Насоките за кандидатстване.
Въпрос 8:
Не мога да се ориентирам добре относно следното: когато по поканата са кандидатствали организации в партньорство и съгласно общите условия в бюджета са предвидени до 70% за водещата организация, то ако проектното предложение бъде одобрено, на кого се превеждат траншовете от одобреното финансиране – единствено на водещата организация или на всяка организация отделно – отделно на водещата се превеждат предвидените за нея средства в бюджета и отделно на партньорите, или само на водещата се превеждат траншове (авансово, междинен), която след това е длъжна да преведе на партньорските организации одобреното за тях финансиране?
С оглед на горното: ако водещата организация е квалифицирана като рискова, то само за одобреното за нея финансиране ли се прилагат правилата за неосигуряване на авансово и евентуално на междинно плащане или в този случай те се прилагат за всички организации по проекта, включително и за партньори, които не се определят като рискови?
Отговор:
В случай че една инициатива е одобрена за финансиране, договорът за финансова подкрепа се сключва с водещата организация (кандидат). След сключването на договора кандидатът придобива качеството на бенефициент, който съгласно публикуваните образци на Договор за финансова подкрепа на инициатива и Общи условия се задължава да изпълни инициативата на своя отговорност. Съгласно чл. 20, ал. 2 от Общите условия „ИООС нарежда плащания към банковата сметка на Бенефициента, до одобрения съгласно условията на Договора размер на финансова подкрепа“. Бенефициентът (водещата организация) и партньорите уреждат помежду си правата и задълженията си във връзка с изпълнение на инициативата, включително и пращанията.
Първоначалната оценка на риска, определяща схемата на плащане е на бенефициента, доколкото той е страна по договора за финансова подкрепа и носи самостоятелно отговорност за изпълнението на инициативата.
Въпрос 9:
Клон на сдружение е регистриран преди няколко години, но все още няма дейност поради липса на финансиране. Може ли клонът ни да е официален партньор и да има свой бюджет?
Отговор:
Клонът не е самостоятелно юридическо лице, а е част от юридическото лице с нестопанска цел (ЮЛНЦ), което го е учредило. Поради тази причина, не е възможно клонът да е партньор в инициатива, в която водещ партньор е учредяващата го организация. Съгласно насоките за кандидатстване клоновете, включително и на чуждестранни ЮЛНЦ са допустими кандидати и партньори, с изключение на горепосочената хипотеза. Те могат да си партнират в една или няколко инициативи с ЮЛНЦ, които не се явяват техни учредители.
Внимание: Достигането на прага за финансиране от 60 000 евро за една организация включва и средствата за нейните клонове, в случай че и те участват в други инициативи.
Въпрос 10:
В „Насоките за кандидатстване“ е указано, че „Кандидатите трябва да попълнят всички задължителни полета във формуляра.“ А в Указанията за попълване и подаване на формуляр за инициативи по фонд „Партньорство“ на проект „ПАКТ“ е конкретизирано, че „Документите, които са отбелязани със * са задължителни.“ Следователно полетата във формуляра, които не са отбелязани със * се попълват при необходимост или по усмотрения на заявителя. За част от позициите без * последното е логично и обяснимо. Но има позиции, за които, според нас, това не е така. Конкретно имам предвид:
В7. Целеви групи
В10. Обосновка на възможностите и вероятността за устойчивост на очакваните резултати
Г2. Предходен опит от изпълнение на проекти (на кандидата/официалните партньори) във връзка с избрания тематичен приоритет 1:
Г3. Организационен капацитет
Действително, след като преценяваме тяхната важност, можем по собствена инициатива да попълним информацията в незадължителните полета. Но за да се избегне двусмислие и неправилно тълкуване, очаквам да получа потвърждение дали посочените по-горе позиции не са задължителни.
Отговор:
Въпросът Ви е свързан с два етапа в процеса на подготовка на предложението за инициатива.
- Попълване на формуляра в електронната система ЕСПУП. Кандидатите следва да попълнят всички задължителни полета във формуляра. ЕСПУП не допуска подаване на формуляр без попълнени задължителни полета. Информацията, която кандидатът попълва в целия формуляр, включително и в полета, които не са маркирани като задължителни (когато такава информация е налична за кандидатстващата инициатива) е обект на оценка.
- Към всеки попълнен формуляр следва да се приложат набор от документи. Те са посочени в Раздел Г: Прилагани документи към формуляра. Част от тях са отбелязани като задължителни. Всеки кандидат, съобразно спецификата на подаваното предложение за инициатива, преценява дали следва да подава и някои от документите, които не са посочени като задължителни.
Въпрос 11:
Могат ли пътни, дневни и квартирни разходи да бъдат обединени на един общ ред в бюджета или е задължително да сепосочват отделно?
Отговор:
Пътни, дневни и квартирни разходи могат да бъдат обединени на един общ ред като се калкулират на база на брой пътувания. В Пояснителни бележки /обосновка следва да се посочи как са калкулирани разходите за едно пътуване.
Въпрос 12:
Възможно ли е да се включат регионални координатори в екипа за управление на проекта, като бюджетът за техните разходи бъде отнесен към партньорските организации?
Отговор:
Допустимо е да се включат регионални координатори в екипа за управление на отделните дейности. Обърнете внимание, че разходите за управление се калкулират по отделни дейности, а не се отнасят в общ раздел.
Въпрос 13:
Ако бюджетът за регионалните координатори е към партньорите, необходимо ли е да предоставим автобиографиите на тези координатори като част от работния пакет „Управление на проекта“?
Отговор:
Не е задължително представяне автобиографии на регионалните координатори.
Въпрос 14:
В бюджета е посочено, че преките разходи не могат да надвишават 55 800 евро. Формулата във файла обаче позволява при по-висока сума на преките разходи (например 56 074 евро) да се достигне обща стойност с непреките разходи до 59 999,18 евро. Коя стойност е водеща – лимитът от 55 800 евро за преките разходи, или формулата, която дава общ тотал до 60 000 евро?
Отговор:
Водещ е лимитът на общия тотал от 60 хиляди евро. Включването на непреки разходи 7 % дава възможност тази част от детайлния бюджет да не бъде обоснована. Детайлният бюджет, с който се кандидатства, обосновава размера на сумата за подкрепа на дейността – фиксирана в бюджетното приложение сума. На етап изпълнение и отчитане на инициативата няма значение какво е било разпределението на разходите – преки/непреки разходи в детайлния бюджет, с който се кандидатства.
Въпрос 15:
Искаме да структурираме бюджета си с плащания по конкретни дейности и продукти за всеки партньор, за да са ясни ангажиментите и очакванията.
Отговор:
Водещата организация следва да се договори с партньорите за прилаганата схема на плащания и ангажименти. Институт Отворено общество – София има договорни отношения единствено с водещата организация, не контролира вътрешните разплащания между партньорите.
Въпрос 16:
Пиша Ви във връзка с отворения конкурс по проект ПАКТ и по-конкретно с изискването, според което: „В рамките на конкурса кандидатите могат да изберат само един тематичен приоритет, в който да подават само едно предложение за инициатива“. Нашата организация планира да подаде едно предложение като водеща организация. Бихме искали да уточним дали това ограничение се прилага и към нашите партньори?
По-конкретно – ако партньорска организация участва в нашето предложение като партньор, но в същото време е партньор и в друга инициатива по различен тематичен приоритет (спазвайки правилото, че може да бъде само партньор в максимум три инициативи), това прави ли нашето съвместно кандидатстване невалидно или е допустимо?
Отговор:
Съгласно насоките за кандидатстване, раздел 6.1. „Допустими кандидати и партньори“:
Една организация може:
– да бъде водеща организация само в една инициатива и партньор в не повече от две инициативи;
– да бъде само партньор в максимум три инициативи
до достигане на прага от 60 000 евро на организация.
Посоченото от вас изискване се отнася до една организация само в качеството й на кандидат (водеща организация). Тя може едновременно освен като кандидат да участва и в до две инициативи като партньор независимо в кои тематични приоритети. Друга възможност е една организация да участва само в качеството си на партньор в до три инициативи, независимо в кои тематични приоритети.
Въпрос 17:
Допуска ли се към преките разходи, директно обвързани с изпълнението на дейности, като разходи за доставка на услуги и материали, да бъде закупувана техника, например прожекционно оборудване, VR оборудване и други подобни?
Отговор:
Да, стига да отговарят на изискванията за икономичност, ефективност и ефикасност (до каква степен изпълняваните дейности оправдават закупуването на оборудване, не е ли по-ефективно наемането му).
В бюджета следва да се представи детайлно описание на оборудването и на каква база е определена цената ( оферта или цена, посочена в сайт за доставка или др.).
Въпрос 18:
Въпрос свързан с пътните за командировка. Дадени са за единична стойност за 1 пътуващ в дистанция /в едната посока/ между 50 и 399 км :13 евро. Това значи ли, че ще се смятат пътни в размер на 26 евро за двупосочно пътуване при положение, че ще има отиване и връщане?
Отговор:
Единичната стойност е за двете посоки. Километрите са посочени като разстояние между точките/ едната посока.
Въпрос 19:
При подадено вече предложение за проект, как може то да се коригира или трябва да се подаде отново. Всичко това преди крайният срок.
Отговор:
След подаване на предложението за инициатива не могат да се правят никакви промени. Всякакви редакции са възможни до подаване на ю предложението. Това е посочено в Приложение I. Указания за попълване и подаване на формуляр за инициативи по фонд „Партньорство“ на проект „ПАКТ“ към насоките за кандидатстване:
След успешно подаване, проектното предложение се запазва със статус „Подадено“ и е достъпно за преглед в папката Предложения.
Данните в подаденото проектно предложение не могат да се променят. Екипът на проект „ПАКТ“ получава съобщение за подаденото предложение. След като подаде успешно формуляра, кандидатът ще получи автоматичен имейл, който ще съдържа входящия номер на предложението за инициатива. Самото предложение ще се намира в профила на организацията, секция Проектни предложения, ще има статус „Подаден“, а над самия формуляр ще има надпис „Заявлението е завършено. Не могат да се правят повече промени“.
Въпрос 20:
Въпрос във връзка с качване на файлове. Системата позволява качването на единичен файл в docs, xls или pdf в зависимост от различните редове. В случая с:
- Партньорите – имаме две декларации 4, тъй като имаме два партньора. Декларациите са подписани с електронен подпис. Можем да ги разпечатеме и сканираме като един общ pdf файл. Това ОК ли е?
- CV-та на екипа – тук е сложно. Имаме поне 5 CV-та. Има ли ограничение на размера на качване на файл? Има ли опция все пак да се качва zip формат?
Отговор:
Във формуляра за кандидатстване няма ограничение за броя на файловете, които се качват по отношение на партньорите или експертите (CV-та). Ограничението за качване на само един файл се отнася до полетата за бюджет, времеви график, декларация за допустимост. Т.е. кандидатът може чрез бутона upload и да качва колкото партньорски декларации и колкото CV-та е необходимо.
Въпрос 21:
Постъпил въпрос относно допустимостта, в частност конфликта на интереси за фондация „с трима души в нея като има :майка, дъщеря, мъж на семейни начала“
Отговор:
Съгласно насоките за кандидатстване в раздел 6.2. „Мерки за предотвратяване на конфликт на интереси“ е публикувано определението за конфликт на интереси, според което като причини за възникването му се включват и такива, свързани със семейството и личния живот. Допълнително е посочено, че: „Конфликт на интереси включва договориране от страна на представляващия сам със себе си, включително и упражняване на контрол върху изпълнението; както и договориране и упражняване на контрол върху дейности, изпълнявани от роднини и др. лица, свързани с представляващия организацията, изпълняваща инициатива.“. в посоченият състав на органа на фондацията и тримата членове са свързани помежду си семейно и в личния си живот. От тази гледна точка не е възможно да бъде преодолян конфликтът на интереси, който би възникнал, включително и при договаряне и упражняване на контрол върху дейностите по инициативата.
Въпрос 22:
Относно условието за включване на партньор, който не е базиран в гр. София, това означава ли, че е възможно да се включват партньори от други държави от ЕС? Например такива, които са базирани в гр. Будапеща.
Отговор:
Съгласно Насоките за кандидатстване, допустими кандидати и партньори са само тези, които са регистрирани по реда на Закона за юридическите лица с нестопанска цел (ЗЮЛНЦ) или Закона за народните читалища (ЗНЧ). Ако организация, базирана в държава от ЕС има регистриран клон в България по реда на ЗЮЛНЦ като клон на чуждестранно ЮЛНЦ, то клонът е допустим партньор.
Въпрос 23:
Как се калкулират дневни за пътувания, които се осъществяват в рамките на един пълен ден, но без преспиване?
Отговор:
Дневните за пътувания се калкулират в пълен размер за период с преспиване 24 часа.
Дневните за период между 6 и 12 часа се калкулират в размер на 50 %.
Въпрос 24:
Бих искал да попитам дали е допустимо в предложението да бъдат включени отделни дейности/работни пакети, свързани с „Управление и координация на проекта“ и „Комуникация и видимост на проекта“, или предпочитате тези елементи да бъдат интегрирани в останалите работни пакети.
Отговор:
Управлението и координацията на инициативата следва да бъдат включени към всяка отделна дейност. Дейностите по комуникация и видимост, в случай че имат самостоятелен характер, а не популяризират например събития, включени в други дейности, е възможно да се обособят отделно.
Въпрос 25:
Трябва ли да разписваме отделни дейности за „Управление на проекта“ и „Информация и публичност“?
Отговор:
Управлението и координацията на инициативата следва да бъдат включени към всяка отделна дейност. Дейностите по комуникация и публичност, в случай че имат самостоятелен характер, а не популяризират например събития, включени в други дейности, е възможно да се обособят отделно.
Въпрос 26:
Къде да планираме хонорарите на екипа за управление? Те влизат ли в 7-те% непреки разходи или може да ги планираме към другите дейности, ако няма дейност „Управление на проекта“?
Отговор:
Хонорарите на екипа, свързан с управление на дейностите, следва да се планират в отделните дейности в зависимост от ангажираността на съответния експерт.
Възнаграждения, свързани с цялостното функциониране на организацията, нямащо отношение към съответната инициатива – включително счетоводно обслужване, ръководство на организацията, са в рамките на непреките разходи.
Въпрос 27:
Членовете на екипа за управление може ли да участват като експерти с планирано възнаграждение за изпълнение на отделни задачи по останалите дейности?
Отговор:
Няма ограничения членове на екипа, управляващ инициативата да изпълняват експертни функции по отделни задачи в рамките на тяхната компетентност и капацитет.
Въпрос 28:
Допустимо ли е дейностите, в тяхната цялост, да бъдат разпределени между партньорите / Дейност 1 се изпълнява от Партньор 1, а Дейност 2 – от Партньор 2/ или всички дейности трябва да бъдат изпълнявани солидарно от двамата партньори?
Отговор:
Напълно допустимо е цялостни дейности да бъдат разпределени и изпълнявани отделно от партньорите. При съвместно изпълнение на дадена дейност от двама или повече партньори би следвало да се уточни как се разпределя изпълнението.
Въпрос 29:
Трябва ли да предвидим разходи за пътуване на екипа за присъствие на събития по проекта ПАКТ, колко събития и колко души?
Отговор:
Разходи за присъствие на събития по проекта следва да се предвидят. За инициативи с продължителност до 12 месеца се включват разходи за присъствие на една годишна среща в гр. София на двама представители от инициативата. За инициативи с продължителност над 12 месеца, следва да се предвиди участие в две годишни срещи на проект ПАКТ.
Въпрос 30:
Какъв е крайния срок за изпълнение на проектите и кога най-късно може да започне един проект?
Отговор:
Съгласно чл. 35, ал. 2 от публикуваните към Насоките за кандидатстване Общи условия за финансова подкрепа на инициатива: Срокът за изпълнение на Инициативата не може да надхвърля крайния срок за изпълнение на
инициативи, който е 30 април 2028 г..
Общото правило е, че изпълнението на инициативите започва от датата на подписване на договора за финансова подкрепа. По изключение, в обосновани случаи изпълнението може да започне след тази дата, което се уточнява между двете страни преди подписване на договора.
Въпрос 31:
Моля да ни разясните дали е необходимо да обособим самостоятелна дейност Комуникация, която да бюджетираме, или следва да бюджетираме съответни суми за комуникация по всяка от дейностите, планирани в нашето предложение, или разходите за комуникация следва да се покрият от непреките разходи за управление. В допълнение, моля да ни дадете указания какви доказателства или обосновка се очаква да бъдат предоставени в подкрепа на предвидения бюджет за комуникация.
Отговор:
Моля, вижте отговорът на въпрос 24 в раздела с въпроси о отговори на конкурса.
Въпрос 32:
Моля да ни отговорите и на един въпрос, свързан с предотвратяването на конфликт на интереси. В един от отговорите, публикувани на сайта на инициативата е посочено, че ако фондация е съставена от лица в роднински отношения “От тази гледна точка не е възможно да бъде преодолян конфликтът на интереси, който би възникнал, включително и при договаряне и упражняване на контрол върху дейностите по инициативата”. Това означава ли, че членовете на фондацията не могат да осъществяват и дейности по управление на проекта и съответно да получават възнаграждение за тях?
Освен това, известен ни е модел за предотвратяване на конфликт на интереси, ако е определено външно лице за организацията като контрольор и той е упълномощен да сключва договори и да приема изпълнението за лицата, които са свързани лица с представителя на организацията. Този подход допустим ли е в контекста на инициативата по фонд “Партньорство”?
Тоест – осъществява ли се по този начин изискването за създаване на вътрешна организация за предотвратяване на конфликта на интереси?
Отговор:
Цитираният подход с определяне на външно за организацията лице – контрольор не е допустим. Възможността за преодоляване на конфликт на интереси като „договаряне сам със себе си“ или с лица, имащи връзка с представляващия организацията, която представлява конфликт на интереси, е чрез излъчване на лице от върховния колективен орган на организацията – Общо събрани, Настоятелство и др., което да сключва договори и приема работата на съответните лица.
Въпрос 33:
Бихме искали да получим разяснение относно следната ситуация: председателят на управителния съвет на водещата организация е едновременно член на управителния съвет на партньорската организация.
Може ли това обстоятелство да се счита за потенциален конфликт на интереси в контекста на изискванията на програмата и как следва да бъде декларирано при кандидатстване?
Отговор:
Доколкото Управителният съвет на партньора се състои от минимум трима членове, единият член, който е и председател на УС на водещия партньор, не може еднолично да взема решения. От тази гледна точка няма потенциален конфликт на интереси.
Въпрос 34:
Във връзка с кандидатстването по проект Пакт до 15 октомври имам въпрос относно презентацията слайд 26 за пътни разходи.
Правилно ли е упоменато, че пътни разходи за разстояние 400-600 км е сумата 245 евро?
Отговор:
Да, правилно е упоменато. В Насоките за кандидатстване на стр. 13 са посочени сумите за пътни разходи. Моля, имайте предвид, че под „дистанция“ се разбира само едната посока, а не сбор от километри за отиване и връщане.